ProjekterYdelserInspirationPrincipperTeametBlog

Undgå at nye processer bliver løsningen på ikke eksisterende problemer

Gode intentioner og tunge processer

Hvis sætninger som “kunne det ikke gøres smartere?” eller “det må kunne gøres mere effektivt” lyder bekendt, så er det muligvis fordi, at det bliver ytret i flæng på diverse direktionsgange og hos IT-virksomheder.

Tænker du nu “hov vent, er I ikke selv en IT-virksomhed der udvikler og drifter procesoptimerende software?”, så jo det er vi!

I de næste 5 minutter vil jeg invitere dig med bag ved nogle af overvejelserne vi jonglerer med, når vi og andre it-virksomheder producere procesværktøjer.

Idéen med software som skal gøre det smartere og mere effektivt at udføre forskellige arbejdsopgaver ER en god idé, og ikke mindst en god investering. Software applikationer kan være en rigtig effektiv måde, at optimere forskellige arbejdsgange ved at skabe nogle nye simplere og automatiserede arbejdsprocesser. Men det er også her, at der engang imellem kommer falske toner ud af et ellers velspillende software-orkester.

Selvom software kan forenkle og effektivisere processer, kan der opstå processer der reelt ikke tilføre nogen meningsværdig værdi, og det kan gå hen og blive problematisk fordi det skaber unødvendig kompleksitet.

image

Er du en speedbåd eller en supertanker?

At software kan blive en kompleks størrelse er nok ikke den mest chokerende information du er stødt på i dag, men hvorfor sker det, og hvad vi kan gøre ved det, er måske en anden snak.

Så lad os starte med spørgsmålet “hvordan kan en hurtig speedbåd gå hen og blive en stor, langsom og tung supertanker”?

Det er der en god- men også en uheldig forklaring på, og den kan sætte gang i en lettere problematisk proces-spiral der kan komme ud af kontrol. Vi har nemlig en tendens til at laver processer når vi ser problemer, og ikke mindst når vi tror vi ser problemer. Til at bekæmpe problemerne laver vi ofte nye processer, og i den handling bliver der lagt et lag af kompleksitet ovenpå vores digitale løsninger. Den nye kompleksitet forsøger vi så at løse med nye processer som kan skabe yderligere kompleksitet. Det er denne process der gør den ellers hurtige speedbåd (læs din virksomheds IT) tung i lastrummet.

image

“Sidder du nu og siger at vi ikke skal forsøge at løse vores problemer?”

Tværtimod! Den største værdi fra digitale softwareløsninger kommer netop når problemerne løses ved roden, og ikke ved enden af en lang proces-kæde. Og JA, nu kommer jeg virkelig til at chokere dig. I praksis betyder det, at der ofte skal fjernes processer som er blevet tilført som symptombehandling gennem tiden.

Det er utroligt nemt at falde i proces-spiralen hvor nye processer bliver løsningen på alle vores problemer, og hvor store, langsomme, komplekse systemer (læs, bøvlede at bruge og dyre at vedligeholde) bliver resultatet. Vi har med andre ord skabt en tung supertanker som vi skal forsøge at navigere gennem hverdagen, hvor det vi kunne have fået, var en speedbåd der enkelt og hurtigt kunne løse de vigtigste opgaver. Bid særligt mærke i DE VIGTIGSTE opgaver.

Systemer og software er ofte bedst når de ikke forsøger at løse alle problemer på en gang. Prisen af at løse alle problemer (store som små) er ofte er langt større fordi softwaren bliver stor, tung og langsom.

Det er vores tese at i langt de fleste tilfælde, så kan man fjerne langt flere processer end man skulle tro fra sine systemer og software uden, at det kommer til at påvirke effektiviteten negativt. Tværtimod bliver IT-systemerne ofte enklere at bruge, hurtigere og nemmere at vedligeholde.

Meningsfuld værdiskabelse gennem digitale løsninger handler ikke om mængden af funktionalitet men anvendeligheden af de digitale processer der understøtter hverdagens arbejdsgange.

Made This ApS

Coworking Plus, Kochsgade 31D 1. 5000, Odense C

CVR: 38910914

/

Skal vi samarbejde?

we@madethis.dk

Har du lyst til at sige hej?

+45 71 96 97 71

Vil du følge med?

InstagramLinkedin